Alcance del proyecto (Project Scope)

En la actualidad muchas empresas desconocen la importancia de la creación del alcance del proyecto o Project Scope, para la planificación y gestión de proyectos. En este documento se describe el proyecto, los objetivos a alcanzar al igual que se establecen pautas del servicio que será brindado al cliente según los requerimientos del mismo.

La importancia de esta documentación es vital, al nivel que se requiere una planificación de la creación del mismo, en la cual se necesita del juicio de expertos para definir las tareas que requiere el proyecto, al igual que definir en qué consiste.

El objetivo de definir el alcance consiste en la obtención de la declaración del alcance (scope statement) donde se presenta la descripción del proyecto, se definen las partes interesadas, se listan las actividades que deben ser realizadas, los entregables, los mecanismos de controles así como estimaciones económicas del proyecto.

La verificación del alcance del proyecto

Asumiendo la posición del propietario del proyecto, podemos comprender que su principal interés es contratar una empresa especializada en la actividad o que posea los productos que requiere su proyecto, ahora bien, es importante como gerentes del proyecto no permitir que se asuma una planificación sin antes presentarla al cliente. Esta fase consiste en la verificación del alcance del proyecto, en la cual el cliente evalúa minuciosamente el alcance propuesto por el contratista, con el principal objetivo de determinar si los requisitos están siendo cubiertos en el servicio que se va a proveer así como también para evitar sorpresas a lo largo del ciclo de vida del producto, como adicionales que podrían afectar los costos del proyecto y malos entendidos que perjudiquen la relación con el cliente.

Muchos proyectos nacen sin una planificación adecuada, se desarrollan de manera tal en la que los gerentes optan por quedar bien ante el cliente, asumiendo perdidas las cuales van en detrimento de los principios de una buena gestión de proyectos. Gracias a este documento protegemos ambas partes y logramos la satisfacción del cliente.

Project Management mas que un bonito nombre

Ser testigo del auge que está tomando la carrera de Project Management en mi generación, ha sido la experiencia más gratificante que he podido experimentar a lo largo de mi profesión.

 Muchos lo perciben como una nueva herramienta o como alguna carrera de moda, que pretende adentrarse en los currículos académicos de las facultades, sin antes saber que es una disciplina que se ha venido ejerciendo desde la existencia del ser humano.

De una manera informal y empírica se crearon majestuosos proyectos que hoy forman parte de las 7 maravillas como por ejemplo La Gran Pirámide de Guiza, así como también construcciones emblemáticas como la Torre Eiffel. Todos estos impresionantes patrimonios poseen un denominador común: se desarrollaron gracias a una gestión y manejo de proyectos.

Con la ayuda de técnicas que permitieran el control y el monitoreo de proyectos en el siglo XX, se utilizaban los gráficos de Gantt los cuales permitían tener una proyección y una perspectiva del tiempo y los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto.

Gracias a modelos matemáticos que surgieron en los Estados Unidos como el PERT (Program Evaluation and Review Technique) que sirve para el análisis de programas, también el método de ruta critica para la toma de decisiones.

En el 1961, surge el Project Management Institute (PMI) organización que actualmente promueve las prácticas de gestión y manejo de proyectos a través de la educación.

El auge de esta profesión va mas allá de un titulo o un bonito nombre, el Project Management se ha convertido en una disciplina que puede adaptarse a cualquier área en la cual se persiga alcanzar objetivos, compuesta por herramientas que garantizan el uso adecuado de recursos, el manejo y monitoreo de las actividades al igual que el retorno de la inversión.