En la actualidad muchas empresas desconocen la
importancia de la creación del alcance del proyecto o Project Scope, para la planificación
y gestión de proyectos. En este documento se describe el proyecto, los
objetivos a alcanzar al igual que se establecen pautas del servicio que será brindado
al cliente según los requerimientos del mismo.
La importancia de esta documentación es vital,
al nivel que se requiere una planificación de la creación del mismo, en la cual
se necesita del juicio de expertos para definir las tareas que requiere el
proyecto, al igual que definir en qué consiste.
El objetivo de definir el alcance consiste en
la obtención de la declaración del alcance (scope statement) donde se presenta la
descripción del proyecto, se definen las partes interesadas, se listan las
actividades que deben ser realizadas, los entregables, los mecanismos de
controles así como estimaciones económicas del proyecto.
La verificación del alcance del proyecto
Asumiendo la posición del propietario del
proyecto, podemos comprender que su principal interés es contratar una empresa
especializada en la actividad o que posea los productos que requiere su
proyecto, ahora bien, es importante como gerentes del proyecto no permitir que
se asuma una planificación sin antes presentarla al cliente. Esta fase consiste
en la verificación del alcance del proyecto, en la cual el cliente evalúa
minuciosamente el alcance propuesto por el contratista, con el principal
objetivo de determinar si los requisitos están siendo cubiertos en el servicio
que se va a proveer así como también para evitar sorpresas a lo largo del ciclo
de vida del producto, como adicionales que podrían afectar los costos del
proyecto y malos entendidos que perjudiquen la relación con el cliente.
Muchos proyectos nacen sin una planificación adecuada,
se desarrollan de manera tal en la que los gerentes optan por quedar bien ante
el cliente, asumiendo perdidas las cuales van en detrimento de los principios
de una buena gestión de proyectos. Gracias a este documento protegemos ambas
partes y logramos la satisfacción del cliente.
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