Mucho se ha
escrito acerca de los factores que el gerente de proyectos debe tomar en cuenta
a la hora de formar parte de una organización, no sebe pasar por desapercibido
lo contundente que deben ser estos elementos que han de ser tan importantes
como cualquiera de las áreas de procesos.
Lo primero
es definir en el tipo de organización que estamos trabajando como gerentes de proyectos;
para ubicarnos situándonos en un eje donde las posibles situaciones que se
presenten no nos tomen por desprevenidos y afecten nuestro desempeño.
En la publicación del libro
Project Management Institute, A
guide to the project management body of knowledge pmbok guide. Fourth Edition. IV. Página 28, se presenta un cuadro comparativo
el cual ilustra los tipos de organizaciones dependiendo de la influencia del
gerente de proyectos. A continuación les presento un análisis de los tipos de organización
y el nivel de autoridad que ejerce el gerente de proyectos en las mismas.
Funcional: Es la más antigua de todos los tipos de
organizaciones, consiste en la designación de un personal que ocupa cargos
gerenciales o administrativos. En las organizaciones puramente funcionales el
gerente de proyecto ejerce casi ninguna autoridad en el proyecto ya que el
gerente funcional controla los recursos del mismo.
Matriz Débil: Posee características similares a las de una organización
funcional y el gerente de proyectos pasa a ser un coordinador del proyecto o un
expedidor, el cual se encarga de acelerar los procesos dictados por el gerente
funcional, para que el proyecto pueda ser finalizado a tiempo.
Matriz Balanceada: No le otorga al gerente de proyectos toda la
autoridad y el mismo no dispone de fondos monetarios para disponer de los mismos durante la ejecución
del proyecto. Obtiene mayor soporte de las áreas funcionales de la empresa.
Matriz Fuerte: El gerente del proyecto controla los recursos
financieros y dispone de los mismos. Posee un nivel de autoridad moderada y su
rol en el proyecto representa 100% de su participación sin ser designado para
otras tareas. Recibe apoyo de las áreas funcionales de la organización, existe
mejor coordinación de las actividades a pesar de que es más complejo monitorear
y controlar el proyecto. Este tipo de organizaciones poseen políticas, procesos
establecidos y definición de los mismos.
Organización Proyectizada:
Son
organizaciones puramente dedicadas a la gestión de proyecto. Normalmente poseen
unidades llamadas departamentos que soportan los proyectos. La organización suele
ser eficiente al igual de que existe mayor lealtad y compromiso con el
proyecto. El gerente es contratado por proyecto y cuando el mismo termina no
permanece en la organización. Una de las desventajas de este tipo de
organizaciones es que están compuestas por individuos que no están entrenados
en una disciplina en especial, como por ejemplo puede que haya un gerente de
proyectos con amplios conocimientos de contabilidad pero aun así esta área no
es su fuerte y realiza otras actividades de gestión en los proyectos.
Factores vitales a tomar
en cuenta en la organización
Si ya identifico en qué tipo de empresa en la que está trabajando es
tiempo de que analicemos dos factores vitales para la supervivencia en
cualquiera de estas organizaciones descritas: Los factores ambientales de la
empresa y los activos de los procesos organizacionales.
Cuando somos contratados por una organización existen factores que se
encuentran en el ambiente los cuales no son descritos en los manuales de inducción
ni en los entrenamientos iniciales, estos son los factores ambientales de la
empresa, se refiere a los factores internos y externos de la misma. La cultura
organizacional, los procesos y disciplinas que se practican dentro de la misma son
muy importantes.
El sistema de autoridad suele ser uno de los factores claves, existen
empresas donde una persona posee un titulo de autoridad pero quien realiza las
funciones reales de delegar recursos o quien la dirige es otra persona, a veces
sin siquiera un cargo definido. Por complejo que pueda esto sonar, es algo que
lo vemos con mucha frecuencia y con tan solo observar al igual que prestar atención
llegaremos a comprender la organización para manejarnos de una manera eficiente.
No es secreto para nadie la crisis mundial, existen industrias que se ven
afectadas más que otras por los factores externos del mercado. Es importante
reconocer el sector para el cual estamos trabajando y la incidencia de los
factores externos en el mismo.
Los activos de los procesos organizacionales, suelen ser el mejor aliado
para el gerente de proyecto. Es lamentable que muchas empresas no posean una descripción
acerca de cada uno de los procesos, como por ejemplo: procedimientos para realizar
cambios en el alcance del proyecto, al igual que los records historiales de
proyectos anteriores los cuales nos sirven de referencia y hasta a veces
instructivo para la realización de actividades y diseño de la planificación de
un proyecto,
La clave del triunfar en una organización es comprender su cultura
empresarial, es un factor intangible que a la vez puede ser un indicador de éxito
y supervivencia de un gerente de proyectos. El activo más útil para la realización
de un proyecto consiste en las experiencias de la empresa realizando proyectos
similares, ya sea mediante los empleados que tengan mayor tiempo en la empresa
o documentos recolectados por la misma. Si se le presenta un proyecto nuevo que
la empresa nunca ha realizado procure archivar los formularios y demás documentos
que surjan del mismo, se sentirá agradecido de que posee estos preciados
activos en el futuro.
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