Sin Tapujos: Un buen gerente de proyectos sabe elegir sus batallas

En mis años de experiencia en el sector de la construcción dominicano he conocido: obreros, operarios de maquinarias, gerentes operativos, ingenieros civiles y estructurales, ingenieros electromecánicos, choferes y  gerentes funcionales, los cuales han sido designados a proyectos, algunos a grandes construcciones asi como a otros proyectos menores. Hago este preámbulo para evidenciar la proveniencia de mi juicio respecto al manejo de algunos gerentes de proyectos de construccion.

He tenido la satisfaccion de presenciar como un gerente de proyectos ha sido asignado construir una infraestructura, en un área inhóspita sin muchas veces disponer de las necesidades básicas y como supera las adversidades sin dar queja alguna  manteniéndose como frente y soporte de su equipo humano de trabajo. La motivación, se convierte en el motor que les permite realizar sus actividades con entusiasmo no sin antes descuidar las políticas y principios impuestos por la organización para la cual laboran.

Sin embargo, lamento seguir siendo testigo, de cómo algunos gerentes de proyecto le manifiestan sus quejas a la alta gerencia,  sobre situaciones que solamente él/ella podría resolver; por razones obvias como son: es quien conoce a su equipo de trabajo y sobre todo es el GERENTE DEL PROYECTO, casos como:- El obrero no me escucha cuando le doy órdenes, son problemáticas que la gerencia no posee alcance ni mucho menos tiene la capacidad de solucionar, es por esta razón que debemos fomentar que en vez de transmitir este tipo de problemas, que se le presente a la gerencia una situacion que amerite ser involucrada, con el fin de obtener una solucion contundente.

Estoy de acuerdo en que la alta gerencia debe apoyar al Gerente del proyecto, no sin antes preguntarnos:-¿Por qué en vez de presentar problemas, sugieren soluciones? No estoy generalizando, pero han sido tanto los casos que veo diariamente de cómo un ingeniero/a se presenta ante la alta gerencia con minucias que podrían ser resueltas por el/ella  y estan descritas la en el alcance de sus funciones.

Mi intención no es criticar, es simplemente traspasar el testimonio de una espectadora, la cual lamentablemente ha visto a muchos profesionales perder credibilidad y confianza departe de la alta gerencia debido a que como se dice vulgarmente:-se ahogan en un vaso de agua, pudiendo buscar soluciones efectivas y enfrentando los retos cruzados de brazos, esperando que el patrocinador del proyecto o el presidente de la empresa vaya a llamarle la atención a un miembro de su equipo de trabajo, cuando la alta gerencia podria estar empleando sus energia en el portafolio o en el programa de proyectos, para garantizar el futuro de la empresa.

El factor que más ha perjudicado a los gerentes de proyectos en mi país es la falta de orientación respecto a las herramientas que existen para la gestión efectiva de proyectos, la cual la mayoría de las veces debe ser proporcionada por la gerencia y en muchos casos  la experiencia del individuo.

Seamos gerentes de proyectos diferentes, seamos profesionales y sobre todo objetivos para dominar aquellas emociones que van en detrimento de nuestro desempeño.

El Gerente del Proyecto (Project Manager) VS la Organización

Mucho se ha escrito acerca de los factores que el gerente de proyectos debe tomar en cuenta a la hora de formar parte de una organización, no sebe pasar por desapercibido lo contundente que deben ser estos elementos que han de ser tan importantes como cualquiera de las áreas de procesos.

Lo primero es definir en el tipo de organización que estamos trabajando como gerentes de proyectos; para ubicarnos situándonos en un eje donde las posibles situaciones que se presenten no nos tomen por desprevenidos y afecten nuestro desempeño.

En la publicación del libro Project Management Institute, A guide to the project management body of knowledge pmbok guide. Fourth Edition. IV. Página 28, se presenta un cuadro comparativo el cual ilustra los tipos de organizaciones dependiendo de la influencia del gerente de proyectos. A continuación les presento un análisis de los tipos de organización y el nivel de autoridad que ejerce el gerente de proyectos en las mismas.

Funcional: Es la más antigua de todos los tipos de organizaciones, consiste en la designación de un personal que ocupa cargos gerenciales o administrativos. En las organizaciones puramente funcionales el gerente de proyecto ejerce casi ninguna autoridad en el proyecto ya que el gerente funcional controla los recursos del mismo.

Matriz Débil: Posee características similares a las de una organización funcional y el gerente de proyectos pasa a ser un coordinador del proyecto o un expedidor, el cual se encarga de acelerar los procesos dictados por el gerente funcional, para que el proyecto pueda ser finalizado a tiempo.

Matriz Balanceada: No le otorga al gerente de proyectos toda la autoridad y el mismo no dispone de fondos monetarios  para disponer de los mismos durante la ejecución del proyecto. Obtiene mayor soporte de las áreas funcionales de la empresa.

Matriz Fuerte: El gerente del proyecto controla los recursos financieros y dispone de los mismos. Posee un nivel de autoridad moderada y su rol en el proyecto representa 100% de su participación sin ser designado para otras tareas. Recibe apoyo de las áreas funcionales de la organización, existe mejor coordinación de las actividades a pesar de que es más complejo monitorear y controlar el proyecto. Este tipo de organizaciones poseen políticas, procesos establecidos y definición de los mismos.

Organización Proyectizada: Son organizaciones puramente dedicadas a la gestión de proyecto. Normalmente poseen unidades llamadas departamentos que soportan los proyectos. La organización suele ser eficiente al igual de que existe mayor lealtad y compromiso con el proyecto. El gerente es contratado por proyecto y cuando el mismo termina no permanece en la organización. Una de las desventajas de este tipo de organizaciones es que están compuestas por individuos que no están entrenados en una disciplina en especial, como por ejemplo puede que haya un gerente de proyectos con amplios conocimientos de contabilidad pero aun así esta área no es su fuerte y realiza otras actividades de gestión en los proyectos.

Factores vitales a tomar en cuenta en la organización

Si ya identifico en qué tipo de empresa en la que está trabajando es tiempo de que analicemos dos factores vitales para la supervivencia en cualquiera de estas organizaciones descritas: Los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos organizacionales.

Cuando somos contratados por una organización existen factores que se encuentran en el ambiente los cuales no son descritos en los manuales de inducción ni en los entrenamientos iniciales, estos son los factores ambientales de la empresa, se refiere a los factores internos y externos de la misma. La cultura organizacional, los procesos y disciplinas que se practican dentro de la misma son muy importantes.

El sistema de autoridad suele ser uno de los factores claves, existen empresas donde una persona posee un titulo de autoridad pero quien realiza las funciones reales de delegar recursos o quien la dirige es otra persona, a veces sin siquiera un cargo definido. Por complejo que pueda esto sonar, es algo que lo vemos con mucha frecuencia y con tan solo observar al igual que prestar atención llegaremos a comprender la organización para manejarnos de una manera eficiente.

No es secreto para nadie la crisis mundial, existen industrias que se ven afectadas más que otras por los factores externos del mercado. Es importante reconocer el sector para el cual estamos trabajando y la incidencia de los factores externos en el mismo.

Los activos de los procesos organizacionales, suelen ser el mejor aliado para el gerente de proyecto. Es lamentable que muchas empresas no posean una descripción acerca de cada uno de los procesos, como por ejemplo: procedimientos para realizar cambios en el alcance del proyecto, al igual que los records historiales de proyectos anteriores los cuales nos sirven de referencia y hasta a veces instructivo para la realización de actividades y diseño de la planificación de un proyecto,

La clave del triunfar en una organización es comprender su cultura empresarial, es un factor intangible que a la vez puede ser un indicador de éxito y supervivencia de un gerente de proyectos. El activo más útil para la realización de un proyecto consiste en las experiencias de la empresa realizando proyectos similares, ya sea mediante los empleados que tengan mayor tiempo en la empresa o documentos recolectados por la misma. Si se le presenta un proyecto nuevo que la empresa nunca ha realizado procure archivar los formularios y demás documentos que surjan del mismo, se sentirá agradecido de que posee estos preciados activos en el futuro.

Alcance del proyecto (Project Scope)

En la actualidad muchas empresas desconocen la importancia de la creación del alcance del proyecto o Project Scope, para la planificación y gestión de proyectos. En este documento se describe el proyecto, los objetivos a alcanzar al igual que se establecen pautas del servicio que será brindado al cliente según los requerimientos del mismo.

La importancia de esta documentación es vital, al nivel que se requiere una planificación de la creación del mismo, en la cual se necesita del juicio de expertos para definir las tareas que requiere el proyecto, al igual que definir en qué consiste.

El objetivo de definir el alcance consiste en la obtención de la declaración del alcance (scope statement) donde se presenta la descripción del proyecto, se definen las partes interesadas, se listan las actividades que deben ser realizadas, los entregables, los mecanismos de controles así como estimaciones económicas del proyecto.

La verificación del alcance del proyecto

Asumiendo la posición del propietario del proyecto, podemos comprender que su principal interés es contratar una empresa especializada en la actividad o que posea los productos que requiere su proyecto, ahora bien, es importante como gerentes del proyecto no permitir que se asuma una planificación sin antes presentarla al cliente. Esta fase consiste en la verificación del alcance del proyecto, en la cual el cliente evalúa minuciosamente el alcance propuesto por el contratista, con el principal objetivo de determinar si los requisitos están siendo cubiertos en el servicio que se va a proveer así como también para evitar sorpresas a lo largo del ciclo de vida del producto, como adicionales que podrían afectar los costos del proyecto y malos entendidos que perjudiquen la relación con el cliente.

Muchos proyectos nacen sin una planificación adecuada, se desarrollan de manera tal en la que los gerentes optan por quedar bien ante el cliente, asumiendo perdidas las cuales van en detrimento de los principios de una buena gestión de proyectos. Gracias a este documento protegemos ambas partes y logramos la satisfacción del cliente.

Project Management mas que un bonito nombre

Ser testigo del auge que está tomando la carrera de Project Management en mi generación, ha sido la experiencia más gratificante que he podido experimentar a lo largo de mi profesión.

 Muchos lo perciben como una nueva herramienta o como alguna carrera de moda, que pretende adentrarse en los currículos académicos de las facultades, sin antes saber que es una disciplina que se ha venido ejerciendo desde la existencia del ser humano.

De una manera informal y empírica se crearon majestuosos proyectos que hoy forman parte de las 7 maravillas como por ejemplo La Gran Pirámide de Guiza, así como también construcciones emblemáticas como la Torre Eiffel. Todos estos impresionantes patrimonios poseen un denominador común: se desarrollaron gracias a una gestión y manejo de proyectos.

Con la ayuda de técnicas que permitieran el control y el monitoreo de proyectos en el siglo XX, se utilizaban los gráficos de Gantt los cuales permitían tener una proyección y una perspectiva del tiempo y los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto.

Gracias a modelos matemáticos que surgieron en los Estados Unidos como el PERT (Program Evaluation and Review Technique) que sirve para el análisis de programas, también el método de ruta critica para la toma de decisiones.

En el 1961, surge el Project Management Institute (PMI) organización que actualmente promueve las prácticas de gestión y manejo de proyectos a través de la educación.

El auge de esta profesión va mas allá de un titulo o un bonito nombre, el Project Management se ha convertido en una disciplina que puede adaptarse a cualquier área en la cual se persiga alcanzar objetivos, compuesta por herramientas que garantizan el uso adecuado de recursos, el manejo y monitoreo de las actividades al igual que el retorno de la inversión.